Cómo preparar una migración a SAP S/4HANA sin poner en riesgo la operativa

Cuando se habla de una migración a SAP S/4HANA, es habitual que toda la atención se centre en la fecha de la puesta en producción. Sin embargo, quienes han participado en un proyecto de este tipo saben que el go-live es solo una etapa más. Lo que realmente determina el éxito de la migración ocurre durante los meses anteriores.

Eso fue precisamente lo que sucedió en el proyecto desarrollado junto a Cafés Candelas, donde la preparación previa permitió afrontar la transición a SAP S/4HANA RISE Private Cloud con una planificación clara y reduciendo al máximo el impacto sobre la operativa diaria.

Analizar antes de tomar decisiones

No existen dos entornos SAP iguales. Cada empresa ha ido adaptando su sistema a medida que evolucionaba el negocio, incorporando desarrollos propios, integraciones y procesos específicos.

Antes de plantear una migración es imprescindible entender cómo está construido ese entorno. No se trata solo de revisar aspectos técnicos, sino de identificar qué procesos son críticos, qué dependencias existen y qué cambios será necesario introducir antes de iniciar la conversión.

En Cafés Candelas, ese trabajo comenzó con una fase de Discovery que permitió definir el alcance del proyecto y establecer una hoja de ruta realista desde el primer momento.

Cada paso prepara el siguiente

Una migración no consiste en ejecutar una conversión y esperar a que todo funcione. Entre el análisis inicial y el go-live hay muchas decisiones que condicionan el resultado final.

En este proyecto fue necesario implantar previamente el modelo SAP Business Partner y realizar distintos ciclos de conversión en los entornos de desarrollo y calidad. Cada iteración sirvió para comprobar el comportamiento del sistema, corregir incidencias y preparar la siguiente fase.

Trabajar de forma progresiva permitió llegar a la puesta en producción con un entorno ampliamente validado.

Las pruebas también forman parte de la migración

Uno de los errores más habituales es pensar que las pruebas son el último trámite antes del go-live. En realidad, son una de las fases con mayor impacto sobre el resultado del proyecto.

Las validaciones funcionales, las pruebas con usuarios y el Dry Run realizado sobre el entorno productivo permitieron verificar que los procesos seguían respondiendo correctamente y que las integraciones mantenían su funcionamiento previsto.

Gracias a este trabajo previo, la migración pudo completarse con normalidad el pasado 8 de junio.

La tecnología no trabaja sola

En proyectos de esta complejidad intervienen perfiles muy diferentes y todos ellos tienen un papel relevante. Equipos de negocio, consultores funcionales, especialistas técnicos y responsables de infraestructura deben avanzar coordinados para que cada fase se ejecute en el momento adecuado.

Durante la migración de Cafés Candelas, esa coordinación entre la compañía, Vanture ESS y SAP Enterprise Cloud Services fue uno de los factores que permitió cumplir la planificación establecida y resolver cada reto a medida que iba apareciendo.

Un proyecto que continúa después de la migración

La entrada en producción marca el final de una etapa, pero no del proyecto. A partir de ese momento comienza el proceso de estabilización y mejora continua, en el que la organización empieza a aprovechar todo el potencial de la nueva plataforma.

Con SAP S/4HANA RISE ya en funcionamiento, Cafés Candelas dispone de una base preparada para seguir evolucionando y afrontar futuros proyectos con mayor flexibilidad.

Cada migración tiene sus particularidades, pero todas comparten una misma necesidad: planificar con tiempo, validar cada paso y entender que el éxito no depende únicamente de la tecnología. También depende del método, de la experiencia y de la capacidad de acompañar al cliente durante todo el proceso.