Com preparar una migració a SAP S/4HANA sense posar en risc l’operativa

Quan es parla d’una migració a SAP S/4HANA, és habitual que tota l’atenció se centri a la data de la posada en producció. Tot i això, els que han participat en un projecte d’aquest tipus saben que el go-live és només una etapa més. El que realment determina l’èxit de la migració passa durant els mesos anteriors.

Això va ser precisament el que va passar al projecte desenvolupat al costat de Cafés Candelas, on la preparació prèvia va permetre afrontar la transició a SAP S/4HANA RISE Private Cloud amb una planificació clara i reduint al màxim l’impacte sobre l’operativa diària.

Analitzar abans de prendre decisions

No hi ha dos entorns SAP iguals. Cada empresa ha anat adaptant el sistema a mesura que evolucionava el negoci, incorporant desenvolupaments propis, integracions i processos específics.

Abans de plantejar una migració és imprescindible entendre com està construït aquest entorn. No es tracta només de revisar aspectes tècnics, sinó d’identificar quins processos són crítics, quines dependències hi ha i quins canvis caldrà introduir abans d’iniciar la conversió.

A Cafés Candelas, aquest treball va començar amb una fase de Discovery que va permetre definir l’abast del projecte i establir un full de ruta realista des del primer moment.

Cada pas prepara el següent

Una migració no consisteix a executar una conversió i esperar que tot funcioni. Entre l’anàlisi inicial i el go-live hi ha moltes decisions que condicionen el resultat final.

En aquest projecte va ser necessari implantar prèviament el model SAP Business Partner i realitzar diferents cicles de conversió als entorns de desenvolupament i qualitat. Cada iteració va servir per comprovar el comportament del sistema, corregir incidències i preparar la fase següent.

Treballar de manera progressiva va permetre arribar a la posada en producció amb un entorn àmpliament validat.

Les proves també formen part de la migració

Un dels errors més habituals és pensar que les proves són el darrer tràmit abans del go-live. En realitat, són una de les fases amb més impacte sobre el resultat del projecte.

Les validacions funcionals, les proves amb usuaris i el Dry Run realitzat sobre l’entorn productiu van permetre verificar que els processos seguien responent correctament i que les integracions mantenien el funcionament previst.

Gràcies a aquest treball previ, la migració es va poder completar amb normalitat el 8 de juny passat.

La tecnologia no treballa sola

En projectes d’aquesta complexitat intervenen perfils molt diferents i tots tenen un paper rellevant. Equips de negoci, consultors funcionals, especialistes tècnics i responsables d’infraestructura han d’avançar coordinats perquè s’executi cada fase en el moment adequat.

Durant la migració de Cafés Candelas, aquesta coordinació entre la companyia, Vanture ESS i SAP Enterprise Cloud Services va ser un dels factors que va permetre complir la planificació establerta i resoldre cada repte a mesura que apareixia.

Un projecte que continua després de la migració

L’entrada en producció marca el final d’una etapa, però no pas del projecte. A partir d’aquell moment comença el procés d’estabilització i millora contínua, on l’organització comença a aprofitar tot el potencial de la nova plataforma.

Amb SAP S/4HANA RISE ja en funcionament, Cafés Candelas disposa d’una base preparada per continuar evolucionant i afrontar futurs projectes amb més flexibilitat.

Cada migració té particularitats, però totes comparteixen una mateixa necessitat: planificar amb temps, validar cada pas i entendre que l’èxit no depèn únicament de la tecnologia. També depèn del mètode, l’experiència i la capacitat d’acompanyar el client durant tot el procés.